Что спросить сменщика при приеме-передаче дел? Часть 3. Paperwork

А теперь давайте перейдем к тому, что нужно обязательно уточнить у сменщика: 

 1. Разобраться, что делать с новыми членами экипажа:

1.1 Первым делом нужно разобраться с тем, какие компанейские формы нужно заполнить для новых членов экипажа. Если вы меняете кого-то, то заполняются формы как на вас, так и на сменщика. Если же вы новый член экипажа, воспринимайте себя как такового. Желательно заполнять все формы собственноручно или записывать процесс на видео, чтобы потом не возникало вопросов, где что найти. Сменщик, скорее всего, захочет как можно быстрее передать вам свои обязанности, но помните, что для вас важно разобраться во всем с самого начала, чтобы не забыть важные моменты.

1.2 Следующий шаг — получение подписей от вновь прибывших членов экипажа (Журналы/ Политики компании/ Briefing and Familiarization). Вам нужно точно узнать, где находятся все эти документы и как их заполнять. 

1.3 Также важно сделать копии необходимых документов и хранить их в нужных папках. Это могут быть паспорт, паспорт моряка и, в некоторых случаях, рабочий диплом — особенно если судно находится в странах Азии. Убедитесь, что вы знаете, как все это организовано.

Если сменщик списывается по причине окончания контракта, то, скорее всего, капитан был доволен его работой. Сначала старайтесь следовать устоявшейся практике, а затем, постепенно, в течение первой недели, вы сможете улучшить процесс и адаптировать его под себя.

1.4 Где хранить документы? — Документы членов экипажа нужно хранить в определенном порядке. Обычно они лежат на мостике, в каюте у мастера и в других специально отведенных местах. Например, паспорт, паспорт моряка и медицинские документы могут храниться в одной папке, а документы по желтой лихорадке — в другой. Старайтесь разложить все по своим местам, чтобы в любой момент можно было быстро найти нужный документ.

1.5 Как сканировать документы? — Разберитесь с процессом сканирования. Иногда капитан не умеет работать со сканером и поручает эту задачу третьему помощнику. Это может быть важным навыком для вас. Научитесь сканировать, сжимать файлы для отправки по почте (особенно если у вас ограниченный интернет) — это поможет вам работать более эффективно.

1.6 Обновление Muster List

На судне часто хранятся несколько копий Muster List. Вам важно точно знать, где они находятся, и какие данные в них нужно обновить. 

1.7 Где по судну нужно поменять Crew List, включая Fire Plan? Судовая роль может находиться в разных местах, включая Fire Plan. Важно убедиться, что все данные актуальны и обновлены, чтобы они соответствовали фактическому составу экипажа и его обязанностям. Это позволит избежать недоразумений в экстренных ситуациях и упростит взаимодействие с проверяющими.

2. Приходные/ Отходные документы:

Следующий шаг — это проверка приходных и отходных документов.

• Как обновлять судовые формы и куда вносить данные вновь прибывших членов экипажа? 

• Какие документы нужно приготовить на отход из этого порта? Это важный процесс, так как нужно будет оформить документы для следующего порта либо на отход. Где находится файл с судовыми формами (Crew List, Port of Calls and etc)? Часто это могут быть departure crew list, но иногда потребуются и другие документы. 
• Отправили ли приходные документы агенту в следующем порту? Что еще нужно отправить агенту в следующем порту? Уточните у сменщика, отправлялись ли документы агенту в следующий порт, и узнайте, какие еще документы могут понадобиться. 
• Где письмо от агента с приходными на следующий порт? Если сменщик уже подготовил все документы, важно убедиться, что они переданы агенту и корректная информация внесена в них по новым членам экипажа.

3. Судовые сертификаты

Не забудьте также разобраться, в какой папке хранятся оригиналы и копии всех судовых сертификатов. Иногда можно найти старые версии документов, которые не были обновлены. 

Сменщик должен показать вам актуальные копии и оригиналы сертификатов. 

Также обратите внимание на те сертификаты, которые скоро могут стать недействительными, чтобы заранее сообщить об этом капитану. 

Уточните, за сколько сообщать мастеру до просрочки сертификатов, равно, как и говорили об оборудовании. 

Это поможет избежать неприятных ситуаций.

4. Ship particulars

Документы, такие как ship particulars, тоже важны для оформления приходных и отходных документов. Проверьте актуальность этих данных, особенно если судно сменило флаг или другие важные параметры. Ошибки в этих данных могут привести к неприятным последствиям, как это случилось в одном из моих случаев. Будьте внимательны и проверяйте все данные.