Formal Substitutes: улучшаем навыки ведения деловой переписки

Здравствуйте!

Деловая переписка — это не просто обмен информацией. Это инструмент, с помощью которого вы представляете судно, команду и компанию. От того, насколько профессионально вы формулируете свои письма, зависит эффективность работы и степень доверия к вам, как к профессионалу своего дела.

Читайте статью или смотрите видео, чтобы поднять ваше деловое общение на новый уровень ⬇️

Представьте два варианта одного сообщения:

Неформальный стиль:
«We got your email and will get back to you soon.»

Формальный стиль:
«We have received your email and will respond to you shortly.»

Оба варианта понятны, но какой из них звучит более профессионально? Очевидно, второй. Использование формального стиля в деловой переписке не только подчёркивает вашу компетентность, но и демонстрирует уверенность, точность и уважение к получателю.

Formal Substitutes — это формальные эквиваленты (слова и выражения), которые заменяют разговорные или упрощенные фразы. В этой статье мы рассмотрим примеры слов и фраз, которые помогут вывести вашу деловую переписку на новый уровень.

Для вашего удобства мы выделили ключевые категории фраз, наиболее часто используемых в деловой переписке:

1. Reason for Writing (Причина обращения)

Начало письма должно сразу объяснять, зачем вы пишете. Формулируйте причину чётко и избегайте разговорных конструкций. Это помогает получателю быстро понять суть вашего сообщения.

2. Making Requests (Запросы)

Запросы в формальном письме должны звучать уважительно и корректно. Используйте вежливые конструкции и избегайте повелительного наклонения (Imperatives).

3. Providing Information / Details (Предоставление информации)

Когда вы делитесь важной информацией, формальный стиль помогает передать её чётко и с должным уважением.

4. Making Reference to Previous Communication (Ссылки на предыдущую переписку)

Ссылки на предыдущие письма или обсуждения — частая составляющая деловой переписки. Формальный стиль позволяет напомнить о предыдущей коммуникации корректно и профессионально.

5. Asking for and Providing Clarifications (Уточнение и разъяснение)

В деловой переписке часто возникает необходимость уточнить детали. Формальные фразы помогают сделать это тактично и профессионально.

6. Expressing Gratitude and Apologies (Благодарности и извинения)

Корректное выражение благодарности и извинений демонстрирует уважение к собеседнику и создаёт положительное впечатление.

7. Call to Action (Призыв к действию)

Формулировка призыва к действию должна быть ясной и вежливой. Не ждите, что собеседник сам догадается, что вам нужно – скажите ему об этом!

Если хотите глубже разбираться в таких нюансах деловой переписки, рекомендуем курс «Commercial English & Business Correspondence (including Manual)». Эти знания помогут избежать коммерческих проблем и защитить свои интересы. Курс входит в выгодный сборник «English For Seafarers Course Pack».

8. Confirming Receipt (Подтверждение получения)

Подтверждение получения информации — элемент делового этикета. Это помогает избежать недоразумений и показывает, что вы внимательно относитесь к коммуникации.

9. Closing Remarks and Formal Closing (Завершающие фразы)

Заключение письма оставляет финальное впечатление о вашей профессиональной компетенции. Завершающие фразы должны быть уважительными и чёткими.

10. Formal Adverbs and Phrases (Формальные вводные конструкции)

В деловой переписке формальные вводные конструкции делают текст логичным и структурированным.

Использование формальных фраз в деловой переписке — это не просто способ звучать профессионально, но и ключ к построению доверительных и эффективных отношений с коллегами, агентами и менеджерами. Освоив эти выражения, вы не только улучшите свои навыки общения, но и подчеркнёте свой профессионализм, демонстрируя внимание к деталям и уважение к собеседнику.

ОТЗЫВЫ О КУРСЕ
«Commercial English & Business Correspondence (including Manual)»:

Чтобы углубить свои знания, научиться правильно вести деловую переписку и документацию на английском языке, вы можете пройти курс «Commercial English & Business Correspondence (including Manual)». Он является частью программы «English For Seafarers Course Pack», с которым вы освоите, наконец, английскую грамматику, сможете избежать ошибок в документах и будете гораздо увереннее работать в миксах. Сейчас действует особая скидка на «English For Seafarers Course Pack», присоединяйтесь!

Пусть ваши письма будут такими же точными, как ваши действия на борту, и пусть каждый ваш запрос или ответ прокладывает курс к успеху!