How to write an effective business email?

Эффективное ведение деловой переписки — неотъемлемая составляющая профессиональной компетентности каждого офицера. 

Основные принципы грамотной деловой переписки заключаются в следующем:

— Краткость и лаконичность. 

Чем точнее будет изложена Ваша мысль, тем проще будет адресату обработать информацию. Меньше воды, больше конкретики. Keep it simple and straightforward.

— Чёткость. 

Если Вам что-то нужно, дайте знать об этом адресату. Не ждите, что Ваш собеседник догадается, что Вам нужно выслать какие-либо документы, укажите об этом в письме прямым, недвусмысленным призывом к действию. В английском языке это называется call to action.

 Например: «We kindly ask / request you to …», «Please make necessary arrangements …».

— Нейтральный тон. 

Деловая переписка отличается отсутствием излишних эмоций и соблюдением нейтрального тона. Всегда стремитесь к вежливости. «Read and check everything» может прозвучать как команда или приказ. Простое слово «please» значительно улучшит положение: «Read and check everything, please». А если Вы добавите «I kindly ask you to read and check everything», то будет еще лучше. 

Даже если Вы хотите выразить недовольство, для этого существуют фразы и выражения, которые донесут Ваше настроение, но при этом не вызовут бурю негативных эмоций. 

Например, вместо «You are guilty», скажите «I hold you responsible for…».

Также для соблюдения нейтральности в английском языке широко применяется Passive Voice — он же страдательный залог. Вместо того, чтобы написать «You’ve made a mistake», в деловом письме намного более приемлемым будет вариант: «A mistake has been made». 

— Соответствующий лексикон. 

Деловое письмо подразумевает использование соответствующей деловой лексики. Старайтесь избегать разговорных слов и заменяйте их формальными эквивалентами:

вместо более разговорного finish — используйте complete; вместо know — be aware of; get — receive / obtain; answer — reply, etc.

Если хотите узнать больше о нюансах деловой переписки, рекомендуем курс «Commercial English & Business Correspondence (including Manual)», который входит в выгодный сборник «English For Seafarers Course Pack».

Формат деловых писем представляет собой последовательность таких элементов:

— Приветствие (Formal salutation).

❌ Hello, Tom!  

✅ Dear Tom / Dear Mr.Brown — Дорогой Том / Дорогой мистер Браун

Когда обращаемся к компании: Dear sirs (BrEn) / Gentlemen (AmEn) — Уважаемые господа!

— Причина письма (Reason for writing).

❌This is a short note about our agreement.  

✅ I’m writing with regard to our agreement. — Пишу Вам касательно нашей договоренности.

Также Вам будут полезны следующие клишированные фразы:

We wish to inform you … – Мы хотели бы сообщить вам …

I am writing in reply to … – Я пишу в ответ на … 

I am writing concerning … – Я пишу в связи с …

I am writing to remind you about … – Я пишу, чтобы напомнить вам о …
I am contacting you in connection with … – Я пишу вам в связи с …

I am writing in response to (your enquiry). – Я пишу в ответ (на ваш запрос).

В данной части часто содержится ссылка (reference) на предыдущий контакт (письмо, сообщение, встречу, телефонный звонок) в случае, если вы уже знакомы с адресатом и общались ранее. 

Если вы пишете не от собственного имени, а по чьему-то поручению, используйте фразу On behalf of … : I am writing on behalf of … – Я пишу вам от имени …

После того, как приветствие и цель изложены, вам необходимо переходить непосредственно к основной части (body, main part). В зависимости от цели вашего письма будут слегка различаться структура и набор лексических средств. Выделяют следующие типы деловых электронных писем:

• приглашение
• извинение
• информирование
• запрос
• жалоба
• благодарность и другие

— Заключение (Closure).

Когда основная часть написана, вам остается только написать заключительную часть. Она в некоторой мере зависит от основной части и от цели вашего письма. В ней обычно еще раз благодарят за информацию, приглашение, помощь:

I deeply appreciate your assistance / I am grateful for your assistance — Я благодарен за вашу помощь!

Можно высказать желание и готовность предоставить дополнительную информацию, помощь, консультацию (дальнейшая связь – further communication).

Do not hesitate to contact me if you require further details / information. — Не стесняйтесь связаться со мной, если вам нужны дополнительные сведения / информация.

Или используйте следующие выражения, в случае если вы прилагаете дополнительные документы:

I am enclosing…  / Please find the enclosed/attached … — Я прикрепляю / Во вложении вы найдете …

See files attached to this message. – Посмотрите файлы во вложении.

I attach the copy of … for your consideration. – Я прикрепляю копию … для вашего рассмотрения.

You can find … in the attached files. – Вы найдете … во вложении.

И последняя часть вашего письма – заключительная фраза.

❌ Thanks / Warmly etc.

✅ Завершение письма в первую очередь зависит от ваших отношений с адресатом. Используйте «Yours faithfully», если вы не знаете человека, к которому обращаетесь, и «Yours sincerely» — если адресат вам хорошо знаком. Для менее официальных писем можно использовать: «Best regards» или «Kind regards».

В конце письма нужно поставить (свою подпись) фамилию и должность.